Cách để Viết đơn xin nghỉ phép bằng email

Trong công việc, xin nghỉ phép sẽ có chút lo lắng và khó khăn, nhưng việc này rất cần thiết. Nếu bạn lên kế hoạch kỹ lưỡng cho thời gian nghỉ phép của mình để giảm thiểu khó khăn cho người quản lý thì khả năng đơn nghỉ phép của bạn được chấp thuận sẽ cao hơn. Khi bạn ngồi xuống để viết email xin nghỉ phép, hãy thẳng thắn, thân thiện và đưa ra lời giải thích chính đáng rằng tại sao bạn muốn xin nghỉ. Cho dù lý do là đi du lịch hay giải quyết các vấn đề cá nhân, bạn đều có thể xin nghỉ phép bằng sự tự tin nếu bạn tỏ ra lịch sự và chu đáo trong việc sự vắng mặt của bạn sẽ ảnh hưởng như thế nào đến nơi làm việc.

Phần 1
Sắp xếp thời gian xin nghỉ phép

  1. Tiêu đề ảnh Request Time Off from Work by Email Step 1
    1
    Kiểm tra chính sách công ty bạn về việc xin nghỉ phép. Kiểm tra sổ tay nhân viên hoặc hỏi người quản lý về chính sách nghỉ phép ở nơi làm việc của bạn. Tìm hiểu xem bạn được phép nghỉ bao nhiêu ngày, những ngày nghỉ này được tích lũy như thế nào và khi nào, và liệu bạn có đủ điều điều kiện để nghỉ phép hưởng lương hay không.
    • Mức độ thâm niên cũng có thể ảnh hưởng tới số ngày nghỉ phép của bạn và khi nào bạn có thể nghỉ.
    • Nếu bạn là nhân viên mới, hãy kiểm tra xem liệu bạn đã đủ điều kiện để nghỉ phép hay chưa. Đối với nhân viên mới, nghỉ phép có thể sẽ có chút khó khăn và người quản lý của bạn có thể không nhiệt tình mấy trong việc này.
  2. Tiêu đề ảnh Request Time Off from Work by Email Step 2
    2
    Lên kế hoạch nghỉ phép ở thời điểm thuận lợi. Bạn sẽ dễ dàng xin nghỉ phép hơn nếu không bị vướng vào một dự án đang tiến triển, hoặc nếu không có hạn chót hoàn thành nào. Nếu công ty bạn có một thời điểm bận rộn nhất định trong năm, bạn nên cố gắng tránh xin nghỉ phép vào giai đoạn đó.
    • Nếu bạn cần nghỉ phép trong giai đoạn bận rộn đó vì lý do khẩn cấp không ngờ tới hoặc vì một cơ hội nào đó bất ngờ, hãy đưa ra lời giải thích thuyết phục trong đơn xin phép của bạn.
    • Nếu có thể, hãy hỏi xem liệu có ai đang cân nhắc nghỉ phép trong những khoảng thời gian bạn muốn hay không. Trong trường hợp chỗ làm của bạn có ít nhân viên, sẽ khó khăn hơn cho người quản lý duyệt đơn nghỉ phép của bạn.
    • Nếu yêu cầu xin nghỉ phép của bạn được chấp thuận, khoảng 1 tuần trước khi bạn nghỉ phép, hãy khéo léo nhắc nhở đồng nghiệp rằng bạn sẽ vắng mặt.
  3. Tiêu đề ảnh Request Time Off from Work by Email Step 3
    3
    Viết đơn nghỉ phép ít nhất trước hai tuần. Bạn nên viết đơn xin nghỉ ít nhất là hai tuần trước ngày bạn bắt đầu thời gian nghỉ phép của mình. Thông thường, bạn đưa ra thông báo càng sớm, thì bạn càng có cơ hội xin nghỉ phép. Thông báo cho người quản lý biết bạn dự định nghỉ phép trong vài tuần, hoặc thậm chí một tháng, trước khi nghỉ sẽ giúp nơi làm việc có sự chuẩn bị tốt khi bạn vắng mặt.
    • Bạn dự định nghỉ phép càng lâu, thì bạn nên đưa ra thông báo càng sớm. Nếu bạn cần nghỉ phép một vài ngày thì đưa thông báo trước 2 tuần là đủ. Nếu bạn vắng mặt khoảng 1 tuần hoặc hơn, bạn nên báo cho người quản lý biết ít nhất một tháng trước khi nghỉ.
  4. Tiêu đề ảnh Request Time Off from Work by Email Step 4
    4
    Hoàn thành nhiều công việc hết mức có thể trước khi nghỉ. Nếu trong suốt thời gian bạn xin nghỉ phép vẫn có những công việc và nhiệm vụ mà bạn phải làm, hãy cố gắng hoàn thành những công việc này càng nhiều càng tốt trước khi nghỉ. Đảm bảo với đồng nghiệp rằng sự vắng mặt của bạn sẽ không là gánh nặng quá lớn đối với họ, sẽ luôn được đánh giá cao đồng thời người quản lý sẽ dễ duyệt đơn xin nghỉ phép của bạn hơn.
    • Nếu bạn không thể hoàn thành trách nhiệm công việc trước khi nghỉ phép, hãy sắp xếp với các đồng nghiệp để họ giúp bạn thực hiện các công việc đó. Hãy chắc chắn rằng họ hiểu rõ những nhiệm vụ mà bạn cần họ hoàn thành. Đưa cho họ thông tin liên lạc của bạn trong trường hợp họ cần sự giúp đỡ của bạn.

Phần 2
Viết email

  1. Tiêu đề ảnh Request Time Off from Work by Email Step 5
    1
    Đặt yêu cầu xin nghỉ phép ở ngay dòng chủ đề của email. Bạn sẽ muốn người quản lý của mình lập tức hiểu yêu cầu của bạn mà thậm chí không cần mở email. Đặc biệt, hãy nhấn mạnh rằng bạn viết đơn xin nghỉ phép và đưa ra thời gian bạn dự định xin nghỉ ở ngày dòng chủ đề của email.
    • Ví dụ, dòng chủ đề có thể là: “Nguyễn Phong xin nghỉ phép từ ngày 10/10/2020 tới ngày 10/25/2020.”
  2. Tiêu đề ảnh Request Time Off from Work by Email Step 6
    2
    Mở đầu bằng lời chào thân thiện. Đề cập trực tiếp tên người quản lý của bạn và kèm theo lời chào. Mặc dù nghe có vẻ không cần thiết hoặc không quan trọng, nhưng điều này sẽ tạo một tông điệu ấm áp và giúp email trông chuyên nghiệp hơn.
    • Lời chào của bạn không nhất thiết phải màu mè hào nhoáng. Chỉ cần nói những lời đơn giản như “Chào chị Hoa”, “Xin chào anh Quân”, hoặc “Thân chào anh Tuấn” cũng đủ hoàn hảo.
    • Hãy chú ý chức danh và mong muốn của người quản lý trong việc họ muốn tên họ được đề cập như thế nào. Nếu nơi làm việc của bạn thường sử dụng họ trong giao tiếp, thì việc đề cập tên người quản lý trong email sẽ có vẻ thiếu tôn trọng. Tương tự, nếu người quản lý sử dụng chức danh (như bác sĩ, giáo sư, thẩm phán, v.v.v), bạn nên sử dụng chức danh này trong lời chào.
  3. Tiêu đề ảnh Request Time Off from Work by Email Step 7
    3
    Đưa ra thời gian nghỉ phép. Thậm chí ngay cả khi bạn đã đề cập thời gian bạn muốn nghỉ phép ở dòng tiêu đề của email, thì bạn vẫn nên nhấn mạnh lại thời gian nghỉ này trong dòng đầu tiên của email. Thông tin này nên viết theo dạng yêu cầu.
    • Ví dụ, bạn có thể viết: “Tôi muốn xin nghỉ phép từ Thứ 4 ngày 10 tháng 10 đến hết Thứ 5 ngày 25 tháng 10.”
  4. Tiêu đề ảnh Request Time Off from Work by Email Step 8
    4
    Giải thích lý do tại sao bạn muốn xin nghỉ phép. Sau khi đưa thời gian bạn muốn nghỉ, hãy lập tức nêu ra lý do bạn viết đơn này. Bạn nên thành thật trong việc tại sao bạn muốn xin nghỉ, thậm chí ngay cả khi bạn cho rằng lý do bạn đưa ra sẽ không nhận được phản hồi tích cực. Nếu bạn nói dối, hậu quả sẽ khôn lường, và sẽ gây khó khăn hơn trong việc xin nghỉ phép trong tương lai.
    • Ví dụ, bạn có thể viết: “Lý do tôi xin nghỉ phép vào những ngày này vì gia đình tôi chuẩn bị đi du lịch ở Nha Trang.”
    • Nếu bạn xin nghỉ phép vì lý do khẩn cấp hoặc trường hợp đột xuất, hãy chắc chắn rằng bạn nhấn mạnh điều này trong phần giải thích của bạn. Tang lễ, các vấn đề về sức khỏe, hoặc đám cưới bất ngờ là một vài ví dụ về những trường hợp không ngờ tới và khiến người quản lý phê duyệt đơn xin nghỉ vào phút chót.
  5. Tiêu đề ảnh Request Time Off from Work by Email Step 9
    5
    Cam đoan với người quản lý rằng bạn có kế hoạch cho sự vắng mặt của mình. Hãy cho người quản lý biết được rằng bạn đã suy nghĩ thấu đáo rằng sự vắng mặt của bạn ảnh hưởng như thế nào tới nơi làm việc. Nếu bạn cần sắp xếp ai đó thay bạn làm công việc bạn đang làm hoặc nếu dự án và khách hàng hiện tại cần sự chú ý của bạn trong suốt thời gian bạn nghỉ, hãy giải thích một cách chi tiết rằng bạn sẽ giải quyết những vấn đề này như thế nào. Bạn giúp người quản lý giải quyết càng nhiều công việc và áp lực, thì họ sẽ càng thoải mái khi bạn xin nghỉ phép.
    • Ví dụ, bạn có thể viết: “Tôi cam đoan sẽ có trách nhiệm với công việc đang làm trong thời gian vắng mặt. Tôi đã sắp xếp để Chi giúp tôi giải quyết công việc với khách hàng của tôi. Bên cạnh đó, tôi cũng hoàn thành xong tất cả các thủ tục giấy tờ cần làm trong suốt thời gian tôi không có ở đây.”
    • Một ý kiến hay ở đây là nói cho người quản lý biết cách liên lạc với bạn khi bạn vắng mặt. Nếu bạn không thể, hoặc không tiện cung cấp số điện thoại hoặc email liên lạc trong suốt thời gian nghỉ phép, hãy đề cập vấn đề này trong đơn xin nghỉ phép.
  6. Tiêu đề ảnh Request Time Off from Work by Email Step 10
    6
    Kết đơn bằng lời ghi chú khả quan. Ở dòng cuối email, bạn nên hỏi xem liệu yêu cầu xin nghỉ phép mà bạn đưa ra có hợp lý đối với người quản lý hay không. Bạn cũng nên cảm ơn người quản lý trước khi ký tên. Điều này sẽ giúp giữ tông điệu thân thiện và chuyên nghiệp như khi bạn mở đầu đơn nghỉ phép bằng lời chào.
    • Ví dụ, phần cuối email có thể viết: “Đơn xin nghỉ phép này có hợp lý không ạ? Cảm ơn anh Thành.”
Tags:

Trả lời