Cách để Bắt đầu một email trang trọng

Bản chất của một email không trang trọng như viết thư. Tuy nhiên, vẫn có những lúc bạn cần trở nên trang trọng hơn trong cách viết email. Hãy suy nghĩ xem người nhận là ai, và sau đó chọn lời chào phù hợp với hoàn cảnh. Một khi bạn đã biết được thông tin đó, bạn có thể tiến hành định dạng lời chào và cách viết câu mở đầu.

Phần 1
Cân nhắc người nhận

  1. Tiêu đề ảnh Start a Formal Email Step 1
    1
    Xác định xem bạn cần trang trọng như thế nào. Cho dù bạn đang viết một email “trang trọng”, mức độ trang trọng của email sẽ phụ thuộc vào người nhận nó. Chẳng hạn như, bạn sẽ không sử dụng cùng mức độ trang trọng khi viết cho một giáo sư so với khi viết thư xin việc.
    • Khi bạn liên hệ với ai đó lần đầu tiên, tốt hơn hết là hãy viết trang trọng hơn bình thường cho an toàn.
  2. Tiêu đề ảnh Start a Formal Email Step 2
    2
    Tìm tên của người nhận. Bạn nên nghiên cứu để tìm ra tên người nhân nếu bạn chưa biết. Việc biết tên người nhận làm cho lời chào có tính cá nhân hơn, cho dù bạn đang áp dụng các phương pháp viết email chuyên nghiệp.
  3. Tiêu đề ảnh Start a Formal Email Step 3
    3
    Làm theo cách của người nhận. Nếu người đó đã gửi email cho bạn, sẽ là một ý hay khi sao chép cách chào của họ. Ví dụ, nếu họ viết “Chào” và tên của bạn, bạn có thể trả lời theo phong cách tương tự, bằng cách sử dụng “Chào” và tên của người đó khi gửi email.

Phần 2
Chọn lời chào

  1. Tiêu đề ảnh Start a Formal Email Step 4
    1
    Sử dụng “Kính gửi”. “Kính gửi”(theo sau là tên người nhận) là câu chào kinh điển. Nó mang tính trang trọng mà không gây khó chịu, và vì nó được sử dụng quá thường xuyên, nó thường trở nên mặc định trong lời chào, đó là một điều tốt. Bạn sẽ không muốn lời chào của mình trở nên kỳ lạ vì nó không phù hợp.
  2. Tiêu đề ảnh Start a Formal Email Step 5
    2
    Thử dùng “Xin chào”, nếu bạn không biết tên người nhận. “Xin chào” là cách chào khá trang trọng mà bạn có thể sử dụng trong email kinh doanh, cụ thể nếu bạn không biết tên người nhận. Tuy nhiên, luôn tốt hơn hết là hãy tìm ra tên người nhận nếu có thể.
    • Bạn cũng có thể sử dụng “Gửi đến những ai quan tâm” nếu email đặc biệt trang trọng và bạn không biết tên người nhận. Tuy nhiên, lời chào này có thể không được lòng một vài người.
  3. Tiêu đề ảnh Start a Formal Email Step 6
    3
    Cân nhắc “Chào (“Hi” hoặc “Hello”) trong các email ít trang trọng hơn. Email có xu hướng ít trang trọng hơn so với thư từ nói chung, vì thế bạn có thể viết “Chào” trong một email không cần quá trang trọng. Ví dụ, nếu bạn đang gửi email cho giáo sư, đặc biệt là người mà bạn thường xuyên liên hệ, lời chào “Hi” hoặc “Hello” sẽ phù hợp.
  4. Tiêu đề ảnh Start a Formal Email Step 7
    4
    Không dùng “Này”. Khi “Chào” có thể được chấp nhận trong email khá trang trọng, “Này” sẽ không phù hợp. Nó là cách chào rất tùy tiện, thậm chí trong văn nói, vì thế bạn nên tránh dùng nó trong bất kỳ loại email trang trọng nào. Chẳng hạn như, cho dù bạn thân thiết với sếp của mình, tốt nhất là tránh dùng “Này” khi viết email cho họ.
  5. Tiêu đề ảnh Start a Formal Email Step 8
    5
    Sử dụng chức danh thay tên khi cần thiết. Đôi khi, bạn viết cho một người mà bạn chỉ biết chức danh của họ trong công ty hoặc tổ chức. Trong trường hợp đó, bạn có thể dùng chức danh của người đó thay cho tên, chẳng hạn như “Kính gửi Trưởng phòng nhân sự”, “Kính gửi Phòng nhân sự”, hoặc “Kính gửi Giáo sư”.
  6. Tiêu đề ảnh Start a Formal Email Step 9
    6
    Thêm kính ngữ của người đó để làm cho email thêm trang trọng. Khi có thể, hãy bổ sung “Ông”, “Bà”, “Bác sĩ”, hoặc “Giáo sư” trước tên người nhận để thêm phần trang trọng. Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng họ hoặc tên đầy đủ của người nhận để chuyên nghiệp hơn, thay vì chỉ dùng tên.

Phần 3
Định dạng và bắt đầu email

  1. Tiêu đề ảnh Start a Formal Email Step 10
    1
    Viết lời chào ở dòng đầu tiên. Hãy viết lời chào mà bạn đã chọn ở dòng trên cùng, theo sau là tên người nhận. Bạn có thể dùng kính ngữ của người đó nếu có thể, chẳng hạn như Ông, Bà, hoặc Bác sĩ, theo sau là họ tên đầy đủ.
  2. Tiêu đề ảnh Start a Formal Email Step 11
    2
    Sử dụng dấu phẩy. Nói chung, bạn sẽ sử dụng dấu phẩy sau lời chào. Trong thư trang trọng, bạn có thể dùng dấu hai chấm, tuy nhiên nó thường quá trang trọng cho một email, thậm chí là email chuyên nghiệp. Dấu phẩy sẽ thích hợp trong mọi hoàn cảnh, cho dù bạn có thể dùng dấu hai chấm nếu bạn đang viết thư xin việc bằng email.
  3. Tiêu đề ảnh Start a Formal Email Step 12
    3
    Di chuyển tới dòng tiếp theo. Lời chào nằm ở dòng trên cùng, vì thế khi đã viết xong, hãy bấm nút xuống dòng để chuyển tới dòng tiếp theo. Nếu đang sử dụng ngắt dòng thay vì thụt đầu dòng để tạo đoạn văn, bạn sẽ cần để một dòng trắng giữa lời chào và đoạn văn đầu tiên.
  4. Tiêu đề ảnh Start a Formal Email Step 13
    4
    Giới thiệu bản thân trong câu mở đầu nếu cần thiết. Nếu bạn đang viết cho ai đó lần đầu tiên, bạn nên cung cấp phần giới thiệu, cho dù bạn quen biết họ trong cuộc sống. Việc cho người nhận gợi ý về bạn là ai sẽ khuyến khích họ tiếp tục đọc thư.
    • Chẳng hạn như, bạn có thể viết “Tôi là Nguyễn Văn Nam, và tôi là Giám đốc tiếp thị của công ty XYZ”. Bạn cũng nên bao gồm cách mà bạn biết người nhận: “Tôi là Nguyễn Mạnh Hùng, và tôi học lớp tiếp thị (Phòng Tiếp thị 101 học trưa thứ ba và thứ năm)”.
    • Nếu bạn quen biết người nhận và đã viết cho họ trước đó, bạn có thể sử dụng câu đầu tiên như một lời chào. Chẳng hạn như, bạn có thể nói “Cảm ơn vì cậu phản hồi sớm”, hoặc “Tôi hy vọng là anh vẫn khỏe”.
  5. Tiêu đề ảnh Start a Formal Email Step 14
    5
    Đi thẳng vào chủ đề. Hầu hết các email trang trọng cần đi thẳng vào trọng tâm một cách nhanh chóng. Điều đó có nghĩa là câu đầu tiên hoặc câu thứ hai nên nói ra lý do mà bạn viết cho họ. Hãy nhớ viết súc tích nhất có thể khi mô tả mục đích.
    • Chẳng hạn như, bạn có thể viết “Tôi viết thư để nhờ anh giúp đỡ một vấn đề trong tiếp thị”, hoặc “Tôi viết cho anh vì tôi đang gặp khó khăn trong lớp học, và tôi hy vọng rằng anh có thể giới thiệu tài liệu bổ sung có ích để tôi đọc thêm”.
Tags:

Trả lời